Was wäre der Studiengang Medienmanagement ohne Projekte? Kaum vorstellbar. Es gibt wohl kein Semester das vergeht, ohne dass man mindestens ein Gruppenprojekt durchgeführt hat. Dabei sind diese oft sehr unterschiedlich. Mal ist es eine ganz „normale“ Gruppen-Hausarbeit, ein anderes Mal geht es darum ein innovatives und revolutionäres Produkt zu kreieren und wieder ein anderes Mal kann man seiner Kreativität beim Filmdreh freien Lauf lassen. So unterschiedlich die Projekte und Anforderungen auch sind, am Anfang steht man immer wieder vor dem gleichen Problem: Welches Tool nutzt man diesmal, um sich in der Gruppe zu organisieren und zu kommunizieren? Und welches Tool eignet sich am besten, damit das Projekt nicht im kompletten Chaos endet?

Das perfekte Tool zu finden ist ungefähr so einfach,

WIE DIE NADEL IM HEUHAUFEN ZU FINDEN

Das Angebot an Möglichkeiten ist mittlerweile fast überfordernd groß und jedes Tool verspricht von sich das Beste, Einfachste und Organisierteste zu sein – das macht die Entscheidung nicht wirklich einfacher. Damit ihr euch nicht durch den Heuhaufen suchen müsst, wollen wir euch in diesem Artikel, quasi von Medienmanagement-Student zu Medienmanagement-Student, eine Auswahl unserer Favoriten bieten, die sich schon bei dem ein oder anderen Projekt bewährt haben.

Trello

Anwendungsgebiet: Projektmanagement

Beschreibung: Trello eignet sich vorrangig für die Verwaltung von Aufgaben und basiert auf der Kanban-Methode. Es besteht im Wesentlichen aus drei Bestandteilen: Boards, Listen und Karten. Das Board legt man einmal für das gesamte Projekt an und innerhalb dieses können verschiedene Listen erstellt werden, z. B. offene Aufgaben, in Bearbeitung und erledigte Aufgaben. Innerhalb dieser Listen kann man Kärtchen erstellen, die die einzelnen Aufgaben beschreiben. Die Kärtchen können mit Zusatzinfos, Deadlines, Checklisten, Verantwortlichkeiten und vielen weiteren Details gefüllt werden. So hat man alle wichtigen Informationen und Dateien für die Aufgabenerledigung beisammen. Außerdem ist es möglich eine E-Mail-Benachrichtigung einzustellen, so wird man über bald fällige Aufgaben automatisch per Mail informiert.

Vorteile: Nachteile:
Leicht verständlich und einfach zu benutzen Keine Kommunikationsmöglichkeit wie z. B. ein Chat
Wenig Einarbeitungszeit notwendig Bei zu vielen Karten verliert man den Überblick
Keine zusätzliche App notwendig (aber möglich)
Automatische Benachrichtigung für fällige Aufgaben


Kosten:
Basis Version ist kostenlos und für ein einfaches Projekt auch ausreichend

Fazit: Für die Verwaltung der eigenen ToDos bzw. für die der Gruppe eignet es sich perfekt. Allerdings bietet es sich nicht so sehr für große und umfangreiche Projekte an.

Slack

Anwendungsgebiet: Kommunikations-Tool

Beschreibung: Slack ist ein Chat-Tool, über das man die gesamte Kommunikation für ein Projekt abwickeln kann. Der große Vorteil ist dabei, dass man die Chats thematisch strukturieren kann. Grundsätzlich gibt es Channels und Direktnachrichten. Zweiteres dient dazu mit einzelnen oder mehreren Personen Nachrichten und Dokumente auszutauschen. Die Channels dienen dazu die Kommunikation thematisch zu strukturieren. Für jedes Thema kann man einen Channel anlegen, z. B. einen für die Essensplanung und einen für die Dekoration. Natürlich kann man für jeden Bereich verschiedene Mitglieder hinterlegen. Diese können sich in den Channels über das jeweilige Thema austauschen, somit wird der Informationsaustausch thematisch gebündelt. Sucht man später nach einer Information, muss man sich nicht durch den kompletten Verlauf der Gruppe klicken, sondern kann im jeweiligen Kanal gezielt danach suchen.
Außerdem kann man zu den einzelnen Beiträgen in den Channels Threads erstellen, sprich man kann die Details des Beitrags in einer Art „Unterchat“ diskutieren. Diese Diskussionen finden auf einer untergeordneten Ebene statt und sind initial ausgeblendet. So können Chats konzentriert geführt werden und wichtige Beiträge werden hervorgehoben. Ebenso können Telefonate bzw. Videoanrufe mit einer anderen Person geführt werden, Gruppentelefonate sind in der Free-Version jedoch nicht möglich. Es besteht auch die Möglichkeit, die Funktionen von Slack zu erweitern, indem Apps wie Google Drive oder Trello mit der Anwendung verbunden werden.

Vorteile: Nachteile:
Kommunikation kann themenspezifisch geordnet werden Eignet sich nur bedingt als Dateiablage
Alle Informationen werden an einem Ort gesammelt In der Free-Version nur 5 GB Dateispeicher
Keine WhatsApp Gruppen notwendig In der Free-Version keine Gruppentelefonate möglich


Kosten:
Basis Version ist kostenlos und für ein einfaches Projekt auch ausreichend

Fazit: Ideal für die Kommunikation in großen Projektteams bzw. für Projekte mit vielen verschiedenen Aufgabenbereichen

Microsoft Teams

Anwendungsgebiet: Kommunikations-Tool

Beschreibung: Teams bündelt verschiedene Funktionen in sich. Ob Videokonferenzen, Gruppenchats oder das gemeinsame Bearbeiten von Dateien, all dies bietet Microsoft Teams an. Es gibt zwei wichtige Bereiche: Chats und Teams. Chats sind Einzel- und Gruppenchats, Teams sind Gruppenchats, die zusätzlich in einzelne Kanäle untergliedert werden können.
Der Bereich Teams eignet sich, um sich mit mehreren Personen projektbezogen auszutauschen. Neben der Chatfunktion, können in den Teams Dateien ausgetauscht und abgelegt werden. Ebenso ist es möglich Dateien gleichzeitig zu bearbeiten, gemeinsame Notizen in OneNote zu verwalten und vieles mehr. Innerhalb der Teams können Unterkanäle für verschiedene Themen angelegt werden, so kann man die Chats thematisch strukturieren. Ebenso kann man in Teams Gruppenanrufe, sogenannte „Meetings“, veranstalten denen alle Teammitglieder jederzeit beitreten können, solange sie aktiv sind.
Neben den Teams gibt es eine separate Chat-Funktion. Diese unterscheidet sich zu den Teams nur gering und beinhaltet ähnlich viele Funktionen. Nur kann der Chat nicht in einzelne Kanäle unterteilt werden.
Ein weiterer Vorteil sind die Audio- und Videokonferenzen, die man über Microsoft Teams abhalten kann. Diese beinhalten auch die Funktion der Bildschirmfreigabe, was bei Projekten oftmals sehr praktisch ist. Ebenso können Personen, die keinen Account bei Teams haben, über einen Link zu Konferenzen eingeladen werden.
Das Speichervolumen in der Basis-Version umfasst 10 GB für die Dateienablage.

Vorteile: Nachteile:
Viele Funktionen in einem Tool: Chatfunktion, Dateiablage, gemeinsame Dateibearbeitung, Audio- und Videoanrufe Kann durch die vielen verschiedenen Kanäle schnell unübersichtlich werden
Durch „Corona-Home-Office“ hat sich das Tool in vielen Firmen als Kollaborations-Plattform etabliert Dateiablage muss regelmäßig aufgeräumt werden, da alle versendeten Dateien, Bilder, Screenshots auf einer Ebene abgelegt werden


Kosten:
Ist im Microsoft Paket i. d. R. inklusive und somit „kostenlos“, andernfalls muss man es kostenpflichtig buchen
Fazit: Eignet sich sehr gut für größere Projekte mit mehreren Teilnehmern oder für feste Arbeitsgruppen. Da es viele Funktionen in einem vereint ist es derzeit als Unterstützung im Home-Office sehr beliebt.

Google Drive

Anwendungsgebiet: Cloudservice

Beschreibung: Zugegeben Google Drive ist euch sicherlich kein neuer Begriff und ihr habt bestimmt schon des Öfteren damit gearbeitet. Aber es gibt ein paar praktische Funktionen, die man oftmals übersieht, die einem aber durchaus auch bei der Projektorganisation helfen können. Diese findet ihr i. d. R. in der rechten Spalte in Google Drive.

Kalender: Ihr könnt für euch oder gemeinsam mit anderen einen Kalender erstellen und in diesem eure Gruppentreffen, Deadlines oder ähnliches eintragen. Das Praktische daran ist, dass ihr mehrere Kalender erstellen könnt und diese auch übereinanderlegen könnt, so habt ihr die aktuellen Termine der verschiedenen Projektgruppen immer gut im Blick.

Notizen: Mithilfe der Notizen könnt ihr euch wichtige Infos auf einer Art Pinnwand speichern, natürlich können auch diese mit anderen geteilt werden.

Aufgaben: Als dritte Funktion steht noch Google Tasks zur Verfügung. Über diese könnt ihr euch eure ToDos in Google Drive hinterlegen inkl. Unteraufgaben und Fälligkeit. Außerdem könnt ihr verschiedene Listen für die Tasks anlegen. Diese können allerdings nicht mit anderen geteilt werden.

Weitere Add-ons können manuell in Google Drive hinzugefügt werden. Schaut beim nächsten Mal doch mal in die Liste rein. Vielleicht findet ihr dabei weitere Tools, die euch bei der Projektorganisation unterstützen können.

Kennt ihr weitere praktische Tools, die ihr selbst gerne verwendet und weiterempfehlen könnt? Dann freuen wir uns über eure Empfehlung. Schickt uns gerne einen kurzen Steckbrief eures Lieblings-Tools per Mail zu!

Text: Jutta Mohnkorn. Bild: unsplash.com

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